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こんにちは。税理士法人 久保田会計事務所 経営財務部です。
今回は懇親会等の費用をその参加者で出し合って負担した場合のインボイス対応について御案内いたします。

同業者等が集まって懇親会を行った際に、お店やホテルの料金を参加者それぞれが会費として割り当てられて
負担するような場面は多々あります。

この場合、それぞれに負担した金額を各会社の経費とすることができますが、
お店からのインボイスは一つしか発行されず、各社でインボイスの現物を保存する事が出来ません。

また、そのインボイスも実際に負担した金額とは異なりますので経費との対応関係を取ることが出ない状態に
なってしまいます。

このような場合、どのように対応すればよいでのでしょうか。
具体的には以下の三種類の対応が考えられます。


①店から個別のインボイスを発行してもらう方法

利用をした飲食店やホテルに依頼し、参加者個別のインボイスを発行してもらう方法です。
最もシンプルですが、人数が多い場合にはお店の負担が大きくなりますので、
対応してもらえない可能性があります。


②幹事が立替精算書を作成する方法

幹事がまとめて支払い、総額のインボイスを店から受け取り、各社の負担分について
それぞれ立替の精算書を作成する方法です。

この時、店から受け取ったインボイスの写しを精算書に添付する必要がありますが、その枚数が多くなる場合には
精算書のみを交付する方法も認められます。

記載事項は、日付、内容、金額、消費税率、店の登録番号です。

それぞれに参加者の数だけ精算書を作成する必要があり、難しいものではありませんが、
煩わしい作業となります。


③参加者一覧表を作成する方法

参加者名とそれぞれの負担額を記載した参加者一覧を作成し、店から受け取ったインボイスを添付して
各社に配布する方法です。

記載事項は、日時、店名、参加社名、各社の負担金額、消費税率です。

この方法であれば、全社同じ書面を渡せば良いので比較的簡単でミスも起こりにくいかと思います。

お店が対応してくれるのであれば①、少人数であれば②、
人数が多い場合は③のような対応がよいのではないでしょうか。

どの方法でもインボイスの要件は満たしますが、後回しにしてしまいがちな作業ですので
お忘れ無きよう御注意下さい。

税理士法人 久保田会計事務所では、法人税や所得税等の税務申告だけでなく

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