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こんにちは。税理士法人 久保田会計事務所 経営財務部です。
今回はインボイス制度における立て替えの処理について
お話しさせていただきます。

令和５年１０月１日から導入されたインボイス制度下においては、
一定の事項が記載された帳簿と適格請求書等の保存が、
仕入税額控除の適用を受けるための要件になります。

インボイス制度における立て替え処理について
自社の経費を①従業員が立て替えた場合と
②他社が立て替えた場合をご紹介します。

①自社の経費を従業員が立て替えた場合

出張時の交通費や消耗品の購入など、会社の経費を従業員が
立て替える場面が多く見受けられると思います。

注意点といたしましては、支払いの際に会社宛のインボイス（適格請求書）を
受け取る必要がございます。

従業員が領収書や請求書を受け取る際に、宛名が従業員名の場合や空白の場合、
その領収書や請求書は、令和５年１０月以降からインボイスとする事が出来ません。

もし従業員が従業員名の宛名で領収書等を受領した場合、自社がインボイスの要件を満たし
仕入税額控除するためには、従業員が受領した従業員宛の領収書等とその領収書が自社の
経費である事を記載した立替金精算書を作成し一緒に保存する必要がございます。

立替金請求書の記載事項は、下記をご覧ください。

・自社名 ・支払先

・従業員名 ・支払内容

・支払日や出張日 ・対応する領収書などが特定できる記載

なお立替金精算書の保存等については、必ずしも書面である必要はなく、
システムで管理する事も可能となります。

では、従業員が自社の経費を立て替えた際に自社宛の領収書等を
受領出来なかった場合は、どのような処理が必要でしょうか？

業務の性質上インボイスを交付することが困難な取引については、
インボイスの交付義務が免除され、一定の事項を記載した帳簿の保存のみで
仕入税額控除が認められる「特例」がございます。

例えば、３万円未満の公共交通機関による旅客の運送については、
公共交通機関特例がございます。

インボイスの発行事業者（公共交通機関）は、インボイスの交付義務が免除されます。

そのため、従業員が立て替えた３万円未満の公共交通機関運賃については、
帳簿に特例である旨や公共交通機関の住所等を記載する事で、
自社は仕入税額控除が可能となります。

３万円未満かどうかの判定は、１回の取引の「税込」の金額で判定してください。

また、旅費規定による出張旅費・日当・通勤手当などを従業員に支給する時は、
出張旅費特例がございます。
従業員はインボイス発行事業者ではないため、自社は従業員から
インボイスの交付を受けることが出来ません。

旅費規程による従業員への日当や出張旅費の支給の場合は、特例を利用している旨を
帳簿に記載して保存すれば、インボイスは不要とする事が出来る特例となっています。

ここでの注意点は、従業員の出張に通常必要であると認められる部分に限ります。

② 自社の経費を他社に立て替えてもらった場合

自社の経費を他社が立て替えた場合に、自社が仕入税額控除を受けるためには、
インボイスの宛名が、自社名である必要がございます。

例えば、ビル管理事業者・各テナント（ここでは自社とします）・
公共料金事業者などの三者間において、ビル管理事業者が各テナントの
水道光熱費等を立て替え、後日、各テナントへ精算する場合、
通常であれば、公共料金事業者からは 「 ビル管理事業者宛 」の
インボイスが交付されます。

しかしながら、各テナントが仕入税額控除を行うには、
ビル管理事業者宛ではなく各テナント宛のインボイスが必要となります。
そのため、ビル管理事業者は各テナントに対して「 ビル管理事業者宛 」の
インボイスの写しと立替金精算書等を作成・交付する必要があります。

各テナントは、これら書類の保存により課税仕入れに係る
請求書等の保存があるものと取り扱われ仕入税額控除が可能となります。

では、ビル管理会社など領収書等のコピーが大量となる場合は
どのような処理が必要でしょうか。

立て替え払いを行うビル管理事業者は、各テナントへ交付する
インボイスの写しが大量となるなどの事情により、
写しの交付が困難な場合には、ビル管理事業者がインボイスの原本を保存し、
各テナントに立替金精算書等を交付することで、各テナントは
立替金精算書等の保存をもって仕入税額控除を行うことができます。

ビル管理事業者が作成する立替金精算書等のみが交付される場合には、
公共料金事業者の登録番号を明記するなど立替金精算書等のみで
インボイスの必要事項を満たす必要があります。

立替金精算書の記載事項に関しては、上記をご覧ください。


インボイス制度の開始後は、一定の事項が記載された帳簿と
インボイスの保存がなければ仕入税額控除が受けられなくなります。

今回、ご紹介させていただきましたインボイス制度における立て替え処理の
２つのパターンでは、自社が仕入税額控除を受けるためには、
インボイスの宛名が自社名となっているか、自社の経費を従業員や
他社が立て替えた場合には、立替金精算書と宛名が従業員名や
他社名となっている領収書等を一緒に保存する必要がございます。

自社が支払った消費税が仕入税額控除出来る様、
ぜひご参考にしていただければと思います。

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