KUBOTAX BLOG

こんにちは、経営支援事業部です。

今回は、会議で出たアイデアや決定事項を最大限に活用するための

議事録作成について重要ポイントを解説させて頂きます。

議事録は会議後、記憶が鮮明なうちに作成しましょう。

フォームは任意ですが、以下の項目は必ず盛り込むように心がけましょう。

・会議名称

・議題

・日時（日付、開始時刻及び終了時刻）

・場所

・参加者（敬称略可）

・参照資料

・議事録担当者

・要旨（決定事項）

・内容詳細

・未決事項（宿題）

これらの項目のうち、今回はポイントとなる

「要旨」、「内容詳細」、「未決事項」について解説させて頂きます。

まず、「要旨（決定事項）」については、最低次の３項目を盛り込んで作成しましょう。

１）結論

決議内容、アイデア、方針など決定事項を簡潔にまとめます。

２）誰が、何を、いつまでに、どうするか

決定事項を具体化し、次のアクションへ繋げるために要約します。

３）目的

あらためて目的を明記することは非常に重要です。

とにかく作業を終わらせれば良いと考えないように、

また、不測の事態についても代替案が検討出来るように必ず目的を明記します。

次に「内容詳細」です。

議事録を共有するメンバーを想定して詳細に記載する範囲を考えましょう。

部署内での共有であれば簡潔な表現で済みますが、

他部署や全社共有を目的とする議事録であれば適宜、

会議の背景や専門用語の解説を明記することを意識することも大切です。

最後に「未決事項（宿題）」です。

制限時間が設けられた会議においては、結論が出ない、

あるいは保留にすべき項目が必ず発生します。

未決事項はここに改めて記述しておき、

全メンバーが共有して各自担当の宿題へ取り組むことが大切です。

上記のように秩序だった議事録を作成することは、会議後の成果を大きく高めます。

当事業部では、お客様の会議サポートも通じて

現場の経営改善をお手伝いさせていただいております。

お気軽にお問い合わせいただければ幸いです。